Jak wprowadzić w życie zasadę Inbox Zero?

Przejęcie kontroli nad wszystkimi dochodzącymi do Ciebie informacjami to najlepsza rzecz, jaką możesz zrobić dla swojej produktywności. Idealnym rozwiązaniem może się okazać metoda Inbox Zero. Przyjrzyjmy się, na czym polega i jak ją wdrożyć.

Co to jest Inbox Zero?

Inbox Zero to system zarządzania pocztą e-mail stworzony przez eksperta ds. produktywności Merlina Manna. Metoda zerowej skrzynki odbiorczej została pierwotnie wynaleziona i jest często używana tylko do utrzymywania porządku w wiadomościach e-mail. Jednak specjaliści przekonują, że efekty tej metody będą lepiej widoczne, jeśli zastosuje się ją do wszystkich informacji, które do nas docierają – listów, pomysłów, myśli i zadań.

Inbox Zero krok po kroku

1. Oczyść skrzynkę odbiorczą

Tak więc, przyjmując metodę Inbox Zero, musisz działać zdecydowanie. Otwórz swoją skrzynkę odbiorczą, wybierz wszystkie przeczytanie wiadomości, które się tam zgromadziły i zarchiwizuj je. Niektórym będzie to wydawać się czystym szaleństwem, ale to najlepsze podejście.

2. Przetwarzaj swoje e-maile w porządku chronologicznym

Aby rozwinąć ten pożyteczny nawyk, będziesz potrzebować pewnej dyscypliny. Podczas przetwarzania wiadomości e-mail zacznij od najstarszej wiadomości i przejdź do najnowszej. W ten sposób zachowasz porządek chronologiczny i nie pomylisz się.

Gmail ma dwie funkcje, które ułatwią Ci to zadanie:

1. Włącz funkcję automatycznego przejścia. Aby to zrobić, otwórz „Ustawienia” >„Zaawansowane”, znajdź element „Automatyczne przechodzenie” i aktywuj go. Teraz, gdy odpowiesz na maila lub zarchiwizujesz go, Gmail nie powróci do widoku Twojej skrzynki odbiorczej, ale wyświetli następny wątek.
2. Aktywuj funkcję „Wyślij i archiwizuj”. Aby to zrobić, wejdź w „Ustawienia”  > „Ogólne” i zaznacz „Pokaż przycisk «Wyślij i archiwizuj» w odpowiedzi”.

Unikaj też używania poczty jak czatu. Nie ma nic gorszego niż tworzenie długich łańcuchów odpowiedzi stale cytowanych maili.

3. Archiwizuj!

Główną zasadą metody Inbox Zero jest to, że Twoja skrzynka odbiorcza nie jest miejscem do przechowywania poczty. Wszystkie maile powinny zostać przetworzone natychmiast. Przeczytaj je jeden po drugim, udziel odpowiedzi, jeśli to konieczne, i zarchiwizuj.

A co, jeśli nie możesz odpowiedzieć od razu? Masz dwie możliwości:

1. Zapisz maila w aplikacji takiej jak Evernote, OneNote lub menedżer zadań. Ustal datę, aby program przypomniał Ci o napisaniu odpowiedzi we właściwym czasie.
2. Jeśli możesz napisać odpowiedź od razu, ale adresat powinien otrzymać ją później, skorzystaj z funkcji opóźnionej wysyłki maila.

4. Po prostu to zrób!

Jeśli wiadomość wymaga działania, które zajmie kilka minut, po prostu to zrób. Nie kopiuj maila do listy zadań i nie zostawiaj go w swojej skrzynce odbiorczej. Jeśli musisz dokonać płatności, po prostu dokonaj jej teraz. Jeśli chcesz wysłać opinię do współpracownika, wyślij ją od razu. Jeśli załatwienie sprawy zajmie kilka minut, nie ma sensu tego odkładać.

Aby usprawnić przetwarzanie maili, wykorzystaj filtry, etykiety i skróty klawiszowe, które dostępne są w Gmailu.

5. Skrzynka odbiorcza jest pusta? Zamknij pocztę!

Kiedy próbujesz skoncentrować się na pracy, nie możesz być stale rozpraszany przez e-maile. Trzymamy się więc zasady: gdy skrzynka odbiorcza jest pusta, zamknij okno z pocztą i zabierz się za kolejne zadania. Wyłącz też wszystkie przychodzące powiadomienia e-mail – są bardzo rozpraszające. Po kilku godzinach zajrzyj do skrzynki i przetwórz nowe wiadomości.

Zdj. główne: Yogas Design/unsplash.com